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Client Onboarding Portal
Un proyecto concreto para ordenar la entrada de nuevos músicos y coleccionistas al archivo digital.
El punto de partida
Cuando un nuevo cliente llega a Instrumento del Mundo, suele hacerlo con una duda concreta: quiere identificar un tambor heredado, comparar dos quenas o saber si la cuerda de un guqin que vio en línea es original. Hasta ahora, esa primera conversación se resolvía por correo, con fotos sueltas y preguntas que se repetían una y otra vez. El portal de incorporación nace para darle forma a ese primer contacto.
La idea no fue construir un formulario más largo, sino un recorrido guiado que ayude a la persona a describir su instrumento con el vocabulario correcto: origen geográfico, material de la caja, tipo de membrana o afinación característica. Así, cuando el equipo responde, ya no parte de cero. El cliente aprende a mirar su pieza con otros ojos y nosotros recibimos la información que de verdad necesitamos para asesorar.
Lo que cambió en la práctica
El portal se probó durante dos meses con un grupo reducido de compradores de percusión africana y aerófonos andinos. El primer efecto fue inmediato: las conversaciones por correo pasaron de seis o siete intercambios a dos. La gente llegaba con la ficha de su instrumento ya completada, con fotos de la etiqueta interna y del parche, y con una idea más clara de lo que buscaba: restauración, certificación de origen o simplemente una guía de interpretación para empezar.
También notamos algo que no estaba en el plan original. Varios clientes usaron el portal para documentar piezas que querían vender o ceder a la colección. Eso abrió una segunda vía: el mismo recorrido sirve ahora para recibir ofertas de instrumentos originales, con el contexto ceremonial y geográfico que antes había que reconstruir por teléfono. El siguiente paso es conectar este flujo con el catálogo fotográfico para que cada pieza incorporada tenga su ficha lista desde el primer día. Si quieres ver cómo encaja esto con el resto del archivo, puedes revisar la página de soluciones o escribirnos directamente desde contacto.