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Seasonal Booking Workflow
Un proyecto centrado en decisiones prácticas y restricciones reales de agenda.
El punto de partida
La reserva de talleres y sesiones de escucha en la colección seguía un patrón estacional: la demanda se concentra en los meses de cosecha y en las fiestas patronales, cuando los músicos visitantes llegan a la región. El resto del año, el ritmo baja y el equipo podía dedicarse a catalogar piezas nuevas. El problema no era la falta de interesados, sino que el proceso manual de confirmación por correo no distinguía entre una solicitud para marzo y una para noviembre.
El objetivo era ordenar el flujo sin perder el trato directo que caracteriza al archivo. No buscábamos una plataforma de reservas genérica, sino un sistema que entendiera los ciclos del calendario musical local y que diera prioridad a los talleres vinculados a la temporada alta.
Lo que cambió en la práctica
Diseñamos un flujo de reserva en dos fases. La primera registra la solicitud y la fecha deseada; la segunda, una ventana de confirmación de 48 horas, permite al equipo verificar la disponibilidad del instructor y del espacio antes de comprometer la fecha. Para los meses de alta demanda, se añadió una lista de espera que se activa automáticamente cuando un taller alcanza su cupo.
La diferencia más notable fue interna: el equipo dejó de revisar correos sueltos y pasó a trabajar con una vista semanal que muestra la carga real de cada instructor. Las cancelaciones de última hora, que antes generaban huecos difíciles de cubrir, ahora se reasignan con una lista de espera ordenada por fecha de solicitud. El resultado es un proceso más predecible, con menos fricción para el visitante y con criterios claros para el equipo.
Si quieres ver cómo se aplicó este mismo criterio a otros proyectos del archivo, puedes revisar el conjunto de proyectos o escribirnos para conocer los detalles de implementación.